Avem atât de multe lucruri pe care vrem să le facem.
Și, de cele mai multe ori, reușim să ne îndeplinim dorințele. Dar ne rămân și lucrurile pe care nu apucăm să le facem. Astfel, programul nostru devine din ce în ce mai încărcat cu diverse alte sarcini / responsabilități, pe care le tot amânăm. Iar atunci când ne găsim în fața unui munte de activități restante, ajungem repede la capătul puterilor și al fitilului. Apoi, copleșiți, ne pierdem cumpătul și nici nu mai avem rezultate strălucite. Ceea ce se poate evita aplicând Regula de 2 minute!
Regula de 2 minute este o metodă eficientă de a crește productivitatea. Și este formulată cam așa: dacă ajungi la concluzia că o acțiune se poate face în 2 minute, atunci aceasta ar trebui făcută pe loc.
Scrisă de David Allen, un celebru consultant în productivitate și gestionarea (management) timpului, regula apare în cartea bestseller Getting Things Done: The art of stress-free productivity (în traducere Cum să rezolvi treburile: Arta productivității fără stres).
În fiecare zi avem o groază de treburi de rezolvat. Unele mai mici, altele mai importante și mai dificile. De aceea ne scriem și ne actualizăm constant, în minte, lista de activități prioritare. Iar David Allen sugerează să folosim această fereastră de timp, înainte să începem treburile serioase, pentru rezolvarea activităților mici.
De exemplu, să spunem că tocmai am terminat și am trimis un mail important. Acum ne gândim ce să facem în continuare. Știm că mai avem de scris un raport stufos și dificil, de răspuns la 2-3 mesaje și de căutat o informație scurtă. Folosind Regula de 2 minute, mai întâi ne ocupăm rapid de micile sarcini. Astfel, avem mai puține griji și putem să lucrăm la acel raport fără să ne fugă gândul în alte părți.
Ne ocupă mult mai puțin timp să rezolvăm unele treburi, decât ne-ar lua să le trecem pe o listă, să revenim asupra lor și să le ducem până la capăt.
Atunci când vrem să lucrăm la proiectele importante, de cele mai multe ori ne împiedicăm în alte mici sarcini. Avem telefoane de dat, becuri de schimbat și tot felul de alte activități care necesită puțin timp, dar ocupă mult spațiu mental. Rezolvând treburile secundare în momentele libere dintre activitățile importante, dobândim liniștea și spațiul mental necesar pentru a ne concentra la activitățile mai solicitante.
Regula de 2 minute este eficientă pe termen scurt, dar și pe termen lung!
Datorită simplității sale, principiul acesta de gestionare a timpului este foarte folositor. Ai un moment liber, rezolvi o treabă rapidă. Dar, pe lângă ușurarea de moment a listei de activități, utilizarea Regulii aduce mai multe beneficii.
În primul rând, ne învață să ne canalizăm energiile și resursele mai eficient.
Ceea ce are un impact pozitiv asupra productivității și conduce la rezultate mai bune. Iar un alt avantaj care vine la pachet este scăderea stresului. În plus, având mai puține sarcini, câștigăm mai mult timp pentru activitățile noastre de răsfăț.
În al doilea rând, folosirea acestei reguli ne ajută să formăm sau să menținem anumite obiceiuri.
De exemplu, dacă vrem să alergăm, trebuie doar să punem adidașii și să ieșim la alergat măcar 2 minute. Sau poate vrem să bem mai des apă, să vorbim mai mult cu prietenii, sau să citim anumite cărți. Puțin azi, puțin mâine și tot așa până când ne formăm un obicei. Lucru valabil pentru o gamă foarte largă de obiective.
În al treilea rând, ne poate ajuta să atingem chiar și scopurile cele mai ambițioase!
Orice drum începe cu un pas. Desigur, unele drumuri sunt mai lungi și mai dificile decât altele. Dar toate încep cu câte un pas. Aplicând această regulă și folosind timpul mai inteligent, putem să ne mobilizăm și să începem, chiar și puțin, să transformăm visele în realitate. Iar dacă gesturile mărunte duc la realizări mărețe, atunci Regula de 2 minute ar putea fi unul dintre ele.
Putem să o considerăm un exercițiu util, pentru a crește productivitatea, sau o nouă regulă, pentru a depăși blocaje și momente solicitante. În orice caz, această Regulă ne ajută să luăm decizii mai ușor, să avem rezultate mai bune, mai multă energie și să ne concentrăm la ceea ce este cu adevărat important. Iar atunci când avem prea multă treabă, important este să ne păstrăm cumpătul!